Case Study: Automatyzacja procesów z użyciem VBA w środowisku produkcyjno-logistycznym

Cel projektu

Zoptymalizowanie dwóch czasochłonnych, podatnych na błędy procesów operacyjnych w dużej organizacji produkcyjnej – poprzez zastosowanie dedykowanych rozwiązań automatyzacyjnych opartych na VBA, zintegrowanych z SAP i Outlookiem.

Proces 1: Automatyzacja zarządzania stanami magazynowymi (Inventory Management)

Opis:
W ramach codziennego zarządzania magazynem fabryki generowany był raport kontroli stanów materiałowych. Proces wymagał ręcznego pobierania danych z SAP, przeliczania miar i wag, porównywania stanów z planem produkcji, a następnie identyfikacji braków oraz nieprawidłowości w kodach materiałowych i produktowych.

 

Rozwiązanie:
Stworzono zautomatyzowany moduł w Excel/VBA, który:

• importuje dane z SAP,

• analizuje parametry logistyczne (miary, wagi, objętość),

• oblicza potrzebną liczbę palet,

• weryfikuje poprawność kodów materiałów i produktów,

• generuje codzienny raport z podświetleniem niezgodności i braków magazynowych.

 

Efekty:

• Redukcja czasu operacyjnego o ponad 250 godzin rocznie,

• Eliminacja błędów wynikających z manualnych przeliczeń,

• Umożliwienie specjalistom skupienia się na analizie złożonych przypadków.

 

Proces 2: Automatyzacja obsługi wysyłek produktów demo do klientów

Opis:
Działy sprzedaży i logistyki obsługiwały zapytania o produkty demo przesyłane e-mailem (często w formie skanu). Każde zgłoszenie należało zweryfikować z zamówieniem w SAP, sprawdzić dostępność, przygotować wysyłkę i zarejestrować status pod koniec dnia.

 

Rozwiązanie:
Zaprojektowano zautomatyzowany workflow wykorzystujący:

• Outlook VBA do obsługi skrzynki mailowej,

• OCR do ekstrakcji danych ze skanów (zamówienia, dane klienta),

• SAP-integrację do porównania danych z systemem,

• raport końcowy w Excelu z listą statusów realizacji (zrealizowane / oczekujące / niezgodne).

 

Efekty:

• Oszczędność ponad 150 godzin pracy rocznie,

• Automatyczna identyfikacja braków i błędnych zgłoszeń,

• Transparentność i pełna ewidencja dzienna bez zaangażowania manualnego.

 

Rezultaty łączne dla obu procesów:

• Ponad 400 godzin pracy rocznie odzyskane,

• Specjaliści mogą skupić się na analizie niezgodności, a nie rutynowych zadaniach,

• Znaczące ograniczenie ryzyka błędów ludzkich,

• Podniesienie jakości operacyjnej i szybkości raportowania.